아무리 강조해도 지나치지 않는것:

1. Documentation입니다. 모든 사건이나 자잘한 변동에 대한 모든것을 바로바로 HR Employee File에 모아 놓는 것이 중요합니다. 서류는 지극히 개인적인 것이라면, Privacy문제가 있기 때문에 supervisor들이 요청해서 볼 수 있는 HR Employee에 넣지 마시고, 개인 Personal File을 별도로 만들어 놓는것이 좋습니다. 개인적인 Personal File에는 개인 신상정보만을 모아놓은 file로  HR 담당자와 개인만이 접근할 수 있도록 합니다. 또한 소송건에서 변호사가 요청할 수도 있습니다. 어찌 되었던 간에 어떠한 정보던지 가능한 한 document를 해 놓으시기 바랍니다.

HR employee File에는 resume, salary 정보, 세금공제에 관한 form, New Hire documents, certificates, evaluation report, warnings등 기타 employment - job related된 것만 file해 놓는 것이 좋습니다.

 I-9 Form도 별도 file해 놓는것이 좋습니다 - 별도의 audit이 있을 수 있기 때문입니다.

2. Policy set up - implement (employeee handbook) - repeat the trainting: 다양한 Policy를 아무리 잘 세워놓았다 하더라도 제대로 알려주지 않았을 경우, 또 반복적으로 training 하지 않는다면, 아무 효과가 없습니다.

따라서 Sexual Harassment도 정부에서는 2년에 한번씩은 꼭 training을 해야 하고, 책임이 더욱 많이 주어지는 manager급 이상은 Hire 한직후 6개월 이내에 training 을 하는것이 mandatory 로 되어 있습니다. 그러나 회사의 정황상 더 자주 해야 할 필요가 있는 경우에는 1년에 한번씩 해도 지나치지 않을것입니다.

이것 이외에 Supervisors/ Managers를 상대로는 자주 여러가지 안건을 가지고 돌아가면서 training하는것도 중요합니다. 또한 회사의 전체적인 e-mail announcement도 중요합니다. 이러한 모든것을 실행 한 뒤에도 1)번으로 돌아가 Document해 놓는것이 아주 중요합니다.

대개의 경우, 법적 소송건으로 이어지는 경우에는 시간이 몇년씩 걸리기 때문에, document를 제대로 file해 놓지 않았다면, 결국 회사에 폐를 많이 끼치게 되므로, HR 책임자들은 어떠한 경우에도 document를 잘 해놓아야 합니다.

To prevent employee lawsuits, educate your managers and employees so that you minimize problems in the first place:

• Create effective hiring and screening programs to avoid discrimination in hiring.
• Post corporate policies throughout the workplace and place them in employee handbooks so policies are clear to everyone.
• Show employees what steps to take if they are the object of sexual harassment or discrimination by a supervisor. Make sure supervisors know where the company stands on what behaviors are not permissible.
• Document everything that occurs and the steps your company is taking to prevent and solve employee disputes.